本文の書き方のポイントを一言でまとめれば、「簡潔、かつ丁寧に」となる。要点を短くまとめるのはメールの基本だが、ただ短ければよいというものでもない。相手に気持ちよく読んでもらえるように、文面の作成作業は丁寧にしよう。「短い文章を作ることが短時間で済むか、というとそんなことはない」（インターネット協会の大久保氏）のだ。

　まずは、メールの冒頭。下の図を参考に、簡潔ながらも必要な情報はきちんと盛り込もう。特に自己紹介は忘れずに。あいさつも、最低限のものは入れた方がよい。

　本題に入る際は、最初にメールの趣旨を一文で簡潔に述べるのがコツ。その後の文章でも、先に結論を書き、続けてその理由や詳細な説明を書くように心がけよう。読む側からすれば、重要なことが先に書かれている方が読みやすいし、見逃しにくい。

あて先とあいさつ、自己紹介は必須項目。その後に用件を簡潔に示そう。CCのあて先も本文で示すとさらに親切。あて先をいちいち確認しなくても、このメールを受け取ったメンバーを把握できるからだ

言い回しは豊富に

　本文の文章を記述する際に守るべきルールは、二重敬語を使わない、など一般的な文書作成のルールと同じ。ただ、メールだからこその注意点もいくつかある。

　まず、同じ言い回しの繰り返しを避けること。これは日本語の基本とも言えるが、同じ相手と頻繁にやり取りすることが多いメールでは、特に気をつけた方がよい。常に同じ表現を使っていると目障りだし、味気ない印象を与えかねない。

　下図に、言い回しの例を挙げた。例えば上の「参考資料を見てほしい場合」は、サイボウズがメールでの製品サポートをする際に使っている表現の一部。同じことを伝えるのにも、これだけの言い回しがあることを覚えておこう。

1回のメールのやり取り中に、同じ表現を繰り返し使うことはできるだけ避けよう。少し頭をひねれば、同じことを伝えるのにも別の表現ができるはずだ

　次に、返信時に相手のメールを引用する場合の注意点だ。引用には、相手の文章をそのまま引用する方法と、相手の文章を自分の言葉でまとめ直す方法の2つがある。いずれを採用しても問題ないが、引用は簡潔、的確であるべきだ。相手の文章すべてを長々と引用する、短すぎてやり取りの経緯がはっきりしなくなる、といった文面は避けよう。

引用方法には大きく2種類ある。人によって流儀は異なるが、文面が簡潔で的確ならばどちらの方法でもよい。引用が長すぎたり、やり取りの経緯を省略しすぎたりするのは問題

　レイアウトも工夫のしどころ。空白を上手に使えば、ディスプレイ上でも読みやすくなる。文字量にも気を使おう。改行をしないメール、数百行にも及ぶ長文メールは、相手によい印象を与えないことが多い。

空白をうまく使えば、メールは読みやすくなる。改行も重要だ。古いコンピューターでは1行に半角で80文字までしか表示できないものがあるので、その文字数以内での改行が基本。数回返信が繰り返され、引用符が追加される可能性を考えると、72文字程度が妥当だろう

本文は簡潔に、でも1カ所は工夫を

メールの基本は、くどくなく簡潔に。長いと読むのに疲れるし、時間のロスにもなります。簡潔なメールは、忙しい相手への思いやりでもあるのです。 　ただ簡潔にすると、丁寧さがなくなってしまうのではないか、と思うかもしれません。そこでお勧めしたいのが、本文中1カ所でよいので表現を工夫すること。例えば「お返事を頂けると幸甚です」ではなく「助かります」と書いてみる。幸甚です、では定型的な感じがしますが、助かります、だと相手の気持ちは和らぎます。 　表現の幅を広げるには、上手な文章から学ぶとよいでしょう。「参考にしたいメールボックス」を作り、保存しておくのも手です。（談）